Unos osnovnih podataka u Calculus 12

Definisanje i unos osnovnih podataka Vaše kompanije

Nakon što ste se prikupili sve osnovne podatke i informacije o početnim stanjima preduzeća navedene u prethodnom poglavlju prvo počinjete unos osnovnih podataka. Kod uvođenja programskog paketa Calculus 12 potrebno je definisati veliki broj osnovnih podataka da bi uopšte krenuo rad sa operativnim delom. Zbog toga je napravljen program Osnovni podaci, koji u sebi ima uključene sve prozore koji obrađuju osnovne podatke, iz svih ostalih korisničkih programa.

Iz tog razloga program Osnovni podaci obuhvata unos podataka koji ne predstavljaju poslovne promene i nazivaju se još i osnovne tabele, matični podaci, šifarnici ili definisanja. Ovi podaci služe kao osnov funkcionisanja operativnih delova programa ( dokumenata ). Primer su komitenti, artikli, poreske tarife, radnici, organizaciona struktura itd. Ovi podaci se sporo menjaju pa ih ponekad nazivamo i statičkim podacima.

Ovaj program obuhvata logički organizovane skupove podataka koji kasnije mogu biti korišćeni u ostalim programima pri operativnom funkcionisanju programa. To su:

• Opšti podaci ( područja, delatnosti, komitenti, analitike )
• Organizaciona struktura i kadrovi ( radnici, agenti prodaje, grupe agenata prodaje )
• Finansije ( valute, kursna lista, cenovnici, sredstva plaćanja, svrhe transakcija, kontni plan, amortizacione grupe,... )
• Artikli i usluge ( jedinice mera, dodatne osobine, boje, faze roizvodnje, artikli, grupe artikala, šifarnici artikala, artikli u magacinu, usluge, grupe usluga, radne operacije, grupe radnih opreacija, prevezivanje artikala )
• Dokumenti ( tipovi dokumenata, vrste dokumenata, štampe, ugovoreni zahtevi, vođenje magacinskih kartica )
• Hardver
• Prozori za specijalana definisanja

Definisanje organizacione strukture preduzeća

Za početak unosa osnovnih podataka otvorite aplikacioni meni i pokrenite aplikaciju Osnovni podaci (vidi sliku) .Osnovni podaci - Osnovni podaci sa otvorenom bazoma radnom bazom. Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Organizaciona struktura i kadrovi > Organizaciona struktura firme ili jednostavno kliknite na ikonicu na osnovnom meniju.

U prvoj etapi razvoja, preduzeće je tzv. preduzetnička organizacija. Ono vremenom raste i suočava se sa problemima koji prevazilaze sposobnosti preduzetnika da efikasno upravlja poslovnim aktivnostima. Otuda i činjenica da sa razvojem preduzeća dolazi do promena u organizacionoj strukturi. Zbog toga je ključna prednost Calculusa 12 nad konkurencijom njegova neograničena mogućnost širenja organizacione strukture preduzeća bez obzira na izabranu poslovnu strategiju i delatnost.

Organizaciona struktura koju definišete u Calculusu 12 prati poslovne funkcije preduzeća gradeći funkcionalnu organizacionu strukturu. Svaki pojedinac u timu menadžera može se vezati za organizaciona jedinica i poslovnu funkciju kojom upravlja. Kod složenijih organizacija koje su prevazišle jedan proizvod ili uslugu i jedno tržište možete razviti tzv. divizionu organizaciju, po tržištima ili proizvodima. Tada se stvara određeni broj relativno osamostaljenih strategijskih poslovnih jedinica, koje su organizovane kao samostalna preduzeća jer su im potrebne sve poslovne funkcije kao i samostalnom preduzeću.

Struktura preduzeća je bitan ili bolje rečeno esencijalan element kompetentnosti ili potencijala preduzeća koji opredeljuje njegovo mesto u sredini (strategijsku poziciju). U tom smi sl. strukturu predzeća morate uskladiti sa usvojenim strategijama kao načinima ostvarenja ciljeva Vašeg poslovanja.

Organizacija će uticati na promenu strukture preduzeća kako bi je usaglasila sa promenama u svojoj sredini i strategiji. Što je stepen prilagođavanja veći to su bolji rezultati poslovanja. Dobra vest je da će Calculus 12 sve promene organizacione strukture pratiti sa lakoćom i vremenom nećete doći u situaciju da Vaša organizaciona struktura prevaziđe mogućnosti Calculus 12 softvera.

Definisanje Vaše organizacije najlakše je uraditi uz pomoć organizacione šeme Vašeg preduzeća (vidi sliku) Osnovni podaci - Primer jedne organizacione šeme.. Organizacija je determinisana kroz organizacionu strukturu i kroz organizaciju procesa rada.

Dizajn organizacije

Dizajn organizacije predstavlja utvrđivanje organizacione strukture koja najbolje “prati” strategiju i najbolja je za ljude, tehnologiju i zadatke organizacije. Šema odnosa tj. način podele, organizovanja i koordinacije aktivnosti u organizaciji čini organizacionu strukturu. Prilikom kreiranja, preuređenja ili menjanja odnosa unutar organizacije mora se voditi računa o:

• Podeli posla
• Podeli na sektore (formiranje grupa i zadataka)
• Hijerarhiji – ko kome unutar organizacije podnosi izveštaje
• Koordinaciji

Tipovi organizacionih struktura:

• Prema funkcijama
• Prema proizvodima
• Prema procesima
• Prema teritoriji
• Divizioni model organizacije
• Projektni model organizacije
• Matrični model organizacije
• Prema strategijskim poslovnim jedinicama
• Inovativni model organizacije
• Kontigencijski model organizacije
• Reinženjering

Definisanje radnih mesta

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Organizaciona struktura i kadrovi > Radna mesta ili jednostavno kliknite na ikonicu radna mesta na osnovnom meniju.

Kako biste definisali radna mesta unesite validne podatke u sledeća za to definisana polja: Šifra, Naziv radnog mesta, Predviđeni broj zaposlenih, Stručna sprema, Iskustvo - podatak potreban kod raspisivanja konkursa za to radno mesto, Koeficijent koji je definisan pojedinačnim kolektivnim ugovorom i sistematizacijom radnih mesta, ček polje kao podatak da li je radni staž beneficiran i koeficijent beneficije, koeficijent za naučni rad, koeficijent za uslove rada, tip osoblja i period lekarskih pregleda (vidi sliku) Osnovni podaci - Radna mesta..

Unos podataka o radnicima

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Organizaciona struktura i kadrovi > Radnici ili jednostavno kliknite na ikonicu radnici na osnovnom meniju.

Na sistematičan način objedinjeni su svi neophodni podaci koji se tiču osnovnih podataka o svakom radniku kao što su: jedinstveni matični broj, ime, prezime, ime roditelja i sl. ; podaci o radnom mestu, stažu, neki dodatni podaci, funkcijama koje obavljaju zaposleni, izostanaka, adrese, socijalnog osiguranja, stambene problematike, podaci o članovima porodice, diplome, bankovne partije koje su vezane za isplate zarada, obustave itd. Svi ovi podaci učestvuju u različitim aplikacijama i pregledima koji se tiču zaposlenih a moguće ih je videti u programu za lične dohotke zaposlenih gde učestvuju u obračunima zarada (vidi sliku) Osnovni podaci - Radici..

Pregled već unetih podataka o zaposlenima može se dobiti levim klikom miša na dugme Pregled, dok se prethodno iskustvo i radni staž zaposlenog u okviru firme ili u drugim firmama može dobiti levim klikom miša na dugme Istorija.

Unos podataka o komitentima

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Komitenti ili jednostavno kliknite na ikonicu komitenti na osnovnom meniju.

U evidenciju komitenata unesite što više dostupnih podataka o kupcima, dobavljačima i bankama. Komitentima se mogu smatrati i državne institucije kojima se plaćaju dažbine (Uprava javnih prihoda i sl), fizička lica sa kojima se obavljaju određene novčane transakcije itd. (vidi sliku) Osnovni podaci - Komitenti..

Kontni plan

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Finansije > Kontni plan ili jednostavno kliknite na ikonicu kontni plan na osnovnom meniju.

Kontni plan je već unet u bazu ali ga možete ažurirati pre nego počnete sa knjiženjima u Glavnu knjigu. Razlikujemo konta na koja direktno ne knjižite, to su klase, grupe i sintetika, kao i konta na koja knjižimo promet tzv. analitička konta ili jednostavno - analitike. Analitička konta možete unosti po želji. Izbor dužine analitičkih konta može se kretati u rasponu od 4 do 16 cifara. Preporučljivo je da zbog preglednosti imaju jednaku dužinu. (vidi sliku) Osnovni podaci - Kontni plan..

Unose se sledeći podaci: konto - šifra konta, naziv konta, čekira se da li je knjižni konto, ukoliko se želi unosi se analitika odn. atribut za koji se želi vezati određeni konto, valuta veze - dopušta ako je čekirano pristup polju valuta i veza u glavnoj knjizi pri popuni naloga iste, paralelne valute ukoliko se želi paralelno vođenje konta u nekoj od svetskih valuta.

Definisanje poreskih perioda

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Finansije > Poreski periodi ili jednostavno kliknite na ikonicu poreski periodi na osnovnom meniju.

Za inicijalni unos poreskih perioda u tekućoj godini jednostavno unesite tekuću godinu u polje Godina: i potvrdite taster Formiraj (vidi sliku) Osnovni podaci - Poreski periodi..

Artikli

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Artikli i usluge > Artikli ili jednostavno kliknite na ikonicu grupe artikala na osnovnom meniju.

Ukoliko se bavite proizvodnjom ili prometom dobara, pažljivo definišite grupe artikala (ne i usluga). Grupe artikala će Vam omogućiti zbirne preglede određenih artikala koji iako različiti, po određenom kriterijumu, pripadaju istoj grupi (vidi sliku) Osnovni podaci - Artikli..

Grupisanje artikala

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Artikli i usluge > Grupe artikala ili jednostavno kliknite na ikonicu grupe artikala na osnovnom meniju.

Ukoliko se bavite proizvodnjom ili prometom dobara, pažljivo definišite grupe artikala (ne i usluga). Grupe artikala će Vam omogućiti zbirne preglede određenih artikala koji iako različiti, po određenom kriterijumu, pripadaju istoj grupi (vidi sliku) Osnovni podaci - Grupisanje artikala..

Usluge

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Artikli i usluge > Usluge ili jednostavno kliknite na ikonicu grupe artikala na osnovnom meniju.

Ukoliko se bavite uslužnom delatnošću, pažljivo definišite grupe usluga (ne i artikala). Grupe usluga će Vam omogućiti zbirne preglede određenih usluga koje iako različite, po određenom kriterijumu, pripadaju istoj grupi (vidi sliku) Osnovni podaci - Usluge..

Grupisanje usluga

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Artikli i usluge > Grupe usluga ili jednostavno kliknite na ikonicu grupe usluga na osnovnom meniju.

Ukoliko određeni skup usluga može po nekom zajedničkom kriterijumu biti svrstan u određenu grupu to uradite u ovom prozoru (vidi sliku) Osnovni podaci - Grupe usluga..

Formiranje cenovnika

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Finansije > Cenovnici ili jednostavno kliknite na ikonicu cenovnici na osnovnom meniju.

Ovaj prozor služi za definisanje cenovnika i njihov pregled. Treba napraviti razliku između internih i cenovnika komitenata. Interni cenovnici predstavljaju cenovnike preduzeća prema kupcima, dok Cenovnici komitenata predstavljaju cenovnike dobavljača i mogu se povezivati sa ulaznim kalkulacijama. U ovom delu moguće je klikom miša na dugme Pregled dobiti pregled svih cenovnika ili onih za koje smo definisali ogovarajuće kriterijume (vidi sliku) Osnovni podaci - Cenovnici..

Vrste dokumenata

Iz osnovnog menija aplikacije Osnovni podaci izaberite Tabele > Otvori > Dokumenti > Vrste dokumenata ili jednostavno kliknite na ikonicu vrste dokumenata na osnovnom meniju.

Ovaj prozor služi za definisanje vrsta dokumenata. Vrsta dokumenta predstavlja dokumenat određenog tipa formiran na osnovu određenih kriterijumima koji su mu zajednički: način knjiženja, cenovnici i dr. (vidi sliku) Osnovni podaci - Vrste dokumenata..