Šta su osnovni podaci

Svi podaci koje unosite kroz korisničke programe mogu se u grubo podeliti u dve kategorije: "osnovne podatke" i "dokumente".

"Osnovni podaci" ponekad se još nazivaju "osnovne tabele", "matični podaci", "šifarnici" ili "definisanja". Pod ovim pojmom podrazumevamo sve one podatke koji ne predstavljaju poslovne promene, odnosno direktno ne odražavaju poslovanje preduzeća, već služe kao osnov za funkcionisanje operativnih delova programa (dokumenata). Primer su evidencije komitenata, artikala, poreskih tarifa, radnika, organizacionih jedinica itd. Ponekad ih još nazivamo i "statičkim", odnosno "sporo promenljivim" podacima. Glavna karakteristika ovih podataka je da ih "dele" različiti programi, odnosno da jednom definisani osnovni podaci mogu da se koriste u različitim programima.

Svaka poslovna promena (transakcija) u osnovi je propraćena određenim dokumentom. Tog smo se principa držali i u projektovanju Calculus-a 12. Dakle, svaka promena, bez obzira da li ona odražava neku finansijsku transakciju, promet robe, izvršenu uslugu, kadrovsku promenu itd., mora biti evidentirana u obliku nekog dokumenta. Jednostavno rečeno, ne možete npr. uneti direktno stavku u robnu ili finansijsku karticu. Promena mora biti uneta kroz neki dokument, a stavke tog dokumenta po određenim pravilima pojaviće se u odgovarajućoj kartici knjiženjem dokumenta. Dokument nosi osnovne informacije o poslovnoj promeni, kao što su datum, ko je kreirao dokument, kome je dokument izdat itd.

Tipovi i vrste dokumenata

Naziv koji se u poslovanju koristi da bi se imenovao određeni dokument predstavlja tip. "Tipovi dokumenta" su npr. faktura, ponuda, prijemnica, izdatnica, ulazna kalkulacija, izvod žiro računa, nalog glavne knjige, rešenje o godišnjem odmoru itd. Svaki tip dokumenta ima svoje karakteristike i postupke za obradu podataka koje sadrži. Zato svaki tip ima poseban prozor koji obrađuje sve dokumente tog tipa.

Unutar svakog tipa često se pojavljuje potreba da na neki način dalje razdelite dokumente u određene podgrupe. Te podgrupe nazvali smo Vrstama dokumenata. Po instalaciji programa, za svaki tip dokumenta predefinisana je po jedna vrsta dokumenta koja nosi isti naziv kao i tip i ima inicijalno podešene parametre, tako da je svaki tip odmah po instalaciji upotrebljiv.

Uobičajeno je da se nalozi izdele na "Naloge blagajne", "Naloge žiro-računa", "Naloge kupaca", "Naloge dobavljača" i sl., što predstavlja pojedine vrste naloga. Svi nalozi funkcionišu na isti način, obrađuju iste podatke, ali ih određeni smisao poslovne promene odvaja na pojedine vrste. Takođe je čest primer da se fakture razdvajaju na fakture za usluge, fakture za robu, fakture za ino-kupce i sl.

Kad smo rekli da svi dokumenti unutar jednog tipa funkcionišu na isti način, to treba shvatiti uslovno. Tačnije bi bilo da kažemo da svi dokumenti jednog tipa imaju u programima obezbeđen pristup istim podacima i istim funkcijama. Ali Vi, kao korisnik koji definiše vrste dokumenata, možete da, za svaku od vrsta dokumenata podesite određene, unapred predviđene parametre, koji definišu njegov način ponašanja. Ponuđeni parametri su specifični za svaki tip dokumenta, tako da ih ovde nećemo objašnjavati. Za detaljno objašnjenje pogledajte poglavlje: Vrste dokumenata.

Razlozi za kreiranje više vrsta dokumenta unutar jednog tipa mogu biti različiti i zavise opet od parametara koji se nude za taj tip. Ovde možemo uopšteno navesti neke od glavnih razloga:

• Za određene vrste dokumenata želite da vodite odvojene "brojače", odnosno da se redni broj dokumenta evidentira odvojeno za različite dokumente istog tipa

• Način knjiženja dokumenata u glavnu knjigu se razlikuje za dokumente istog tipa

• Različiti prodajni dokumenti (ponude, profakture, fakture) koriste različite cenovnike

• Želite da štampani dokumenti istog tipa imaju različitu formu

Kreator, prefiks vrste dokumenta i brojevi dokumenata

Za svaku vrstu dokumenta, bez obzira kojem tipu pripada, obavezan je unos dva podatka, koji jedinstveno definišu vrstu dokumenta na nivou čitave baze podataka: Naziv i Prefiks. Prefiks je zapravo šifra vrste dokumenta, koja mora biti jedinstvena na nivou svih tipova, odnosno na nivou čitave baze podataka. Prefiks može sadržavati i brojeve i slova (alfanumerike).

Kreator i prefiks vrste dokumenta su podaci koji učestvuju u sklapanju "broja" dokumenta. Svaki konkretan dokument u bazi podataka dobija automatski svoj jedinstveni broj, koji se sklapa po određenim pravilima i koji ga jedinstveno identifikuje na nivou cele firme.

Broj se može sastojati od sledećih delova:

• Prefiks - identifikuje vrstu dokumenta

• Sufiks - uz prefiks, vrsta dokumenta može (ali ne mora) imati i sufiks, koji dodatno identifikuje vrstu dokumenta, a koristi se u kompletnom broju obično iza rednog broja

• Kreator - šifra organizacione jedinice u kojoj je nastao dokument. Ovo je razlog zbog kojeg su šifre obavezne u definisanju organizacionih jedinica

• Godina - poslovna godina u kojoj je nastao dokument

• Redni broj - redni broj dokumenta u okviru svih gore navedenih parametara

Standardni oblik broja, ugrađen inicijalno u paket je sledeći: Prefiks-Rednibroj-Kreator/Godina

Kada u nekom izveštaju vidite ovakav broj, tačno možete da odredite o kom dokumentu se radi, ko i gde ga je uradio i kada je nastao. Ovo je inicijalni način formiranja brojeva. Za svaki tip dokumenta možete sami odrediti drugačiji način formiranja brojeva u prozoru Tipovi dokumenata, u čijem uputstvu je detaljno objašnjeno kako se format podešava. Ovde ćemo samo razjasniti kako se izračunava redni broj i kako se u dokumentima radi sa njim.

Unos i formiranje rednog broja dokumenta

U svakom dokumentu postoji, prilikom unosa, polje za redni broj, koje se zove samo "Broj". Pored njega postoje polja za unos kreatora i datuma dokumenta, a vrsta dokumenta određuje se već prilikom otvaranja prozora za obradu dokumenata i izlistavanja dokumenata. Dakle, ne unosi se ceo broj u gore prikazanom formatu, već pojedini podaci koji će kao rezultat dati gornji format kompletnog broja.

Kod unosa novog dokumenta polje za unos rednog broja nije dostupno, jer se redni broj za novi dokument automatski dodeljuje kod snimanja u bazu. Ova zabrana pristupa rednom broju uvedena je zbog višekorisničkog načina rada, kada više korisnika unosi dokumente iste vrste sa različitih računara, što bi moglo da dovede do "dupliranja" brojeva i zamornih poruka o tome da ste dodelili broj koji već postoji. Ovime ste oslobođeni razmišljanja o dodeljivanju broja, jer to program automatski radi za vas.

Redni broj dokumenta se standardno izračunava odvojeno u okviru svake vrste dokumenta, kreatora i godine. Drugim rečima, za svaku kombinaciju vrste, kreatora i godine brojač kreće od "1". U prozoru za tipove dokumenata možete ovaj način promeniti (isključivanjem polja "Broj po kreatoru"), tako da se kreator isključi iz ove kontrole, pa brojač kreće od jedan samo u okviru vrste dokumenta i godine. Redni broj se uvek dodeljuje tako što se traži najveći postojeći broj i uvećava za jedan.

Dalja kontrola brojača postiže se takođe u prozoru za tipove dokumenata isključivanjem polja "Auto.broj". Ovo potpuno isključuje automatsko formiranje brojeva i u prozoru za obradu dokumenata u polju "Broj", umesto rednog broja, sada je moguće uneti kompletno broj onako kako vama odgovara. Ova mogućnost može da dovede do toga da brojevi više ne budu jedinstveni na nivou cele baze i treba je izbegavati, ali ponekad je neophodna.

Spisak prethodno otvaranih dokumenata (Istorija dokumenata)

Svaki put kada otvorite prozor sa stavkama nekog dokumenta, broj tog dokumenta se pamti u istoriji. Istorija otvaranja dokumenta vodi se odvojeno za svakog korisnika i svaku bazu podataka. Kada zaželite da ponovo otvorite stavke dokumenta kojeg ste skoro otvarali, ne morate da ponovo ulazite u prozor za zaglavlja i tražite taj dokument. Istorija poslednjih dokumenata koji su otvarani nalazi se u krajnjoj levoj opciji glavnog menija "Dokumenti", na dnu ( vidi sliku ) .

Tu su prikazani brojevi poslednjih nekoliko otvorenih dokumenata, složeni tako da se poslednji dokument uvek nalazi na vrhu. Dovoljno je da u meniju izaberete dokument da biste direktno ušli u prozor sa njegovim stavkama. Standardno je broj upamćenih dokumenata postavljen na 5, ali u prozoru "Opcije programa, listić "Dokumenti" možete promeniti ovaj broj. Omogućeno je najviše 20 dokumenata, a ako ne želite da se ta istorija vidi , postavite ovu opciju na "0" ( vidi sliku ) .

Valuta dokumenta

Svaki dokument koji operiše sa novčanim iznosima ima polje za određivanje valute. Inicijalno se, pri unosu novog dokumenta automatski dodeljuje glavna valuta, ali vi je uvek možete promeniti ( vidi sliku ) . Valuta uneta na zaglavlju dokumenta predstavlja valutu koja se podrazumeva za sve stavke tog dokumenta i naziva se "nominalna valuta". Dakle, za sve dokumente, za koje to ima smi sl., omogućen je unos u prozivoljnoj valuti i obezbeđen je preračun na "glavnu valutu" kod knjiženja na robne kartice i u glavnu knjigu.

Za unos i izmenu valute vezan je jedan problem, koji može da dovede do neispravnosti u podacima ako ne poznajete način funkcionisanja dokumenata. Zato ćemo ga detaljno objasniti. Pretpostavimo da ste uneli zaglavlje jedne fakture u valuti USD i stavku te fakture sa cenom 100. Zatim ste ustanovili grešku i želite da promenite valutu na zaglavlju u EUR. Izmena valute je uvek dozvoljena, upravo zbog mogućnosti grešaka u unosu, koje se u praksi normalno dešavaju. Međutim, u trenutku izmene valute nije jasna namera:

• Da li ste sve vreme mi sl.li da radite sa fakturom u EUR, pa ste i, unoseći stavku, mi sl.li da unosite 100,00 EUR, a zatim ste shvatili da ste jednostavno na zaglavlju greškom uneli RSD i sada to želite da izmenite ili,

• Da li ste zaista sve vreme radili u RSD, a sada želite da kompletnu fakturu prepravite u EUR.

U prvom slučaju dovoljno je da ispravite valutu na zaglavlju ( vidi sliku ) . U drugom slučaju očigledno je da cena ne može da ostane 100, jer se sada cena izražava u EUR, pa bi trebalo i nju preračunati. Ova računica može za sobom da "povuče" velik broj dodatnih izračunavanja, za koje je gotovo nemoguće predvideti na koji način ih treba izvršiti da biste došli do rezultata koji zaista želite. Osim toga, ovaj drugi slučaj je izuzetno redak.

Važno je samo da znate za ovo pravilo i da budete svesni da kada menjate valutu sami morate da razmi sl.te o smi sl. te promene i eventualno uradite određene izmene u stavkama dokumenta.

Forma štampanog dokumenta

Za svaki tip dokumenta u paketu je obezbeđena i standardna forma štampanog dokumenta. Kod tzv. "internih dokumenata", odnosno dokumenata koji se koriste samo interno unutar firme, obično je ova forma zadovoljavajuća. Međutim, kod dokumenata koji se koriste u komunikaciji sa komitentima (fakture, profakture, ponude, otpremnice i sl), gde je forma bitna i gde firma obično ima standardizovan oblik takvih dokumenata sa svojim memorandumom, logotipom itd, ova forma se može preurediti. Za detaljna uputstva pročitajte poglavlje "Logotip, futer, pečat i potpis".

Jezik na kojem se štampa dokument

Standardno, svi štampani dokumenti štampaju se na jeziku na kojem je instaliran programski paket. Međutim, u komunikaciji sa komitentima u inostranstvu pojavljuje se potreba za štampanjem određenih dokumenata na nekom stranom jeziku. Sistem za ovakvu štampu je obezbeđen u prozoru za štampanje, koji sadrži padajuću listu za izbor odgovarajućeg jezika u obliku zastavica pojedinih zemalja (Vidi sliku) . Međutim, da biste zaista dobili takav štampani dokument, za njega mora biti posebno kreirana štampa po porudžbini. Takvi dokumenti su praktično uvek specifični od firme do firme i nemoguće ih je unapred predvideti u programu. O štampi na drugim jezicima pročitajte deo uputstva: Jezik za štampu.

Istorija kreiranja, obrade i izmene dokumenata

Uz svaki dokument i uz svaku stavku dokumenta, u bazi se automatski pamte četiri posebna podatka, koji normalno nisu vidljivi u prozorima za obradu dokumenata. To su ime korisnika "Kreirao" i "Vreme" - vreme kada je dokument (stavka) prvi put unet i "Kreirao" i "Vreme" - vreme kada je dokument (stavka) poslednji put izmenjen.

Ove informacije mogu se dobiti posebnim dugmetom u prozorima za obradu dokumenata, za svaki pojedinačni dokument, ali je dugme vidljivo samo administratoru dokumenata. Detaljnije o prozoru koji prikazuje ove informacije pročitajte u poglavlju: Informacija o izmenama dokumenta.