Šifre i nazivi

Uobičajeni način korišćenja šifara i naziva

U programiranju i razvoju baza podataka, za osnovne (matične) podatke uobičajen je pojam šifarnik, npr. šifarnik artikala, komitenata, poreskih tarifa itd. Međutim, u projektovanju Calculus-a 12 pošli smo od pretpostavke da što više približimo aplikacije korisnicima, odnosno da im podaci budu dostupni u što prirodnijem obliku. Kada želite da pronađete, upišete, prikažete u izveštaju npr. podatke nekog komitenta, šta je prirodnije od korišćenja njegovog naziva za pretragu? Šta predstavlja npr. šifra 05709 ?!?

Osnovni razlog korišćenja šifara u ranijim programima bila su ograničenja u procesorskoj "snazi" računara i programskom razvojnom okruženju (programskim jezicima). Problem se pojavljuje kod povezivanja podataka u bazi, odnosno kada u ekranu koji obrađuje jedan skup podataka (npr. fakturu), treba da unesete podatak koji je već definisan negde drugde u bazi (npr. komitenta).

Nazivi su dugački i kod unosa podataka bi bilo zamorno stalno ih ukucavati u punoj dužini. Zbog toga su se koristile šifre, koje su kratke. Međutim, trebalo je pamtiti veliki broj šifara, držati kraj sebe odštampan šifarnik kao podsetnik ili, kad zaboravite šifru, otvarati neke pomoćne ekrane i pretraživati matične podatke po nazivu da biste pronašli šifru (dakle opet po nazivu!!!). Drugi problem sa šiframa bio je što jednom dodeljenu šifru obično više niste mogli menjati.

Šifra je ponekad bila običan redni broj, a ponekad je u sebi nosila određene informacije (tzv. govoreća šifra), tako što su delovi šifre predstavljali određenu grupu, vrstu ili klasifikaciju artikala, komitenata i sl. Ovakvo grupisanje, samo na osnovu šifre, ima svojih mana, jer, kao prvo, ne daje nikakvu smi sl.nu informaciju nekome ko gleda izveštaje i zanimaju ga grupe, a kao drugo teško je izmenljivo, jer su šifre obično nepromenljive.

Novosti u ovom paketu

Ovo povlači za sobom da svi nazivi moraju biti jedinstveni, dok su ranije obično samo šifre morale biti jedinstvene, a nazivi nisu. U početku će vam možda izgledati da je ovo neprirodno. Klasičan primer su dva komitenta sa istim nazivom. Ali kad se bolje razmi sl., kakvog smi sl. ima definisati dva komitenta sa istim nazivom i nekakvom šifrom koja ih razlikuje?

Kad neko gleda određeni izveštaj i vidi dva komitenta sa istim nazivom, ne može odrediti ko je ko. Ako izveštaju pridodamo šifru, ona opet ne nosi nikakvu smi sl.nu informaciju, pogotovo ako je šifra običan redni broj, već samo pokazuje da su ta dva komitenta različita. Definisanje različitih naziva je nešto što se nameće samo po sebi. Unesite u naziv neku dodatnu smi sl.nu naznaku kojom ćete raspoznati ta dva različita komitenta. A što se službenih dokumenata tiče, kada naziv mora da se ispiše u originalnom obliku, koristi se zvanični naziv registrovan u APR-u (Agencija za privredne registr).

Postoje izuzetni slučajevi, kada su šifre i dalje neophodne zbog specifičnih osobina samih matičnih podataka ili veza među njima ili kad je naprosto prirodno da se koriste šifre. Npr. radnike je nemoguće identifikovati samo na osnovu imena i prezimena, pa čak i imena oca, jer se mogu pojaviti dva lica sa potpuno istim ovim podacima. U ovakvom slučaju neka vrsta jedinstvene šifre je neophodna. Drugi slučaj su npr. jedinice mera za koju nećete nikada unositi ili prikazivati njen naziv (kilogram) nego oznaku, odnosno šifru (kg).

Ovu novinu omogućile su tzv. Padajuće liste, koje skraćuju vreme unosa naziva na minimum i u samom polju u kom se unosi podatak prikazuju listu svih matičnih podataka koje možete odabrati. Čak i za podatke gde je šifra obavezna radi identifikacije, padajuće liste omogućavaju izbor preko naziva kojem je pridodeljena šifra.

Drugi detalj koji je omogućio ovakav način rada je uvođenje tzv. skrivenog ključa u bazi podataka. Svaki matični podatak (artikal, komitent itd.) u bazi ima jedinstveni ključ (internu šifru), koju korisnik ne vidi, ali se sve veze u bazi ostvaruju preko tog ključa. Ovaj sistem omogućio je i "bezbolnu" izmenu bilo koje šifre ili naziva u bilo kom trenutku, tako da se ta izmena trenutno reflektuje na sve podatke koji su vezani na taj matični podatak.

Izmena šifara i naziva

Najbolje je da to ilustrujemo na primeru. Uzmimo da ste definisali komitenta "Hotel Palas". Postoje dva osnovna slučaja kada možete zaželeti da izmenite šifru ili naziv:

• Pogrešili ste u unosu šifre ili naziva i hoćete da ispravite grešku. Npr. nije u pitanju hotel nego motel. Ovo je regularna situacija i sasvim je normalno uraditi ovakvu izmenu. Možda je taj isti hotel promenio naziv, pa sad i vi hoćete da ga ažurirate. U svakom slučaju to je taj isti komitent na kojeg ste i ranije mi sl.li kada ste ga definisali, a vi samo ispravljate podatak o njemu.

• Pojavio se novi komitent "Motel Palas", a prethodni vam više ne treba u bazi pa, u želji da "uštedite prostor" i vreme unosa, umesto da unesete novog komitenta, promenite naziv postojećem komitentu. Ovo je neregularno !!!

Moguće je da ovaj vaš pokušaj ne proizvede nikakvu štetu ako na prethodnog komitenta nije bio vezan nikakav drugi podatak. To možete proveriti filterom "Komitenti koji nigde nisu korišćeni" (vidi sliku) Komitenti koji nigde nisu korišćeni.

Ali ako taj komitent nije na spisku znači da ste npr. ranije napravili fakturu na komitenta "Hotel Palas", posle ove izmene u fakturi će se pojaviti "Motel Palas", a to nije isti komitent. Osnovna zabuna nastaje zbog toga što u trenutku kada menjate naziv, program nema način da "shvati" smisao izmene i da tu izmenu na bilo koji nači kontroliše. Kada promenite naziv u "Motel Palas", program ne može "znati" da li vi to radite zato što ste ranije pogrešili, a komitent je zapravo isti, ili taj novi naziv predstavlja zaista drugog komitenta. Da se razreši ovaj problem koriste se razne metode a za komitente je definitivno uspešna uporedna kontrola po PIB-u (jedinstveni Poreski identifikacioni broj), (vidi sliku) Kontrola unosa i jednoznačnosti PIB-a