Evidencija i obrada primljenih avansa 
Avansni račun nastaje kao posledica avansne uplate (primljeni avansi).
Uvod - primljeni avansi od kupaca
Kad se roba ili usluga konačno fakturišu, a smatra se da je plaćena avansnom uplatom, potrebno je stornirati avansni račun. Za jednostavnu evidenciju avansnih računa, radi prikaza u propisanim PDV obrascima, dovoljno je samostalno evidentirati avansne račune i storna avansnih računa u knjigama ulaznih i izlaznih faktura, bez ikakvih međusobnih veza i veza sa ostalim dokumentima i uplatama. Međutim, ako se u poslovanju pojavljuje mnogo avansnih uplata i avansnih računa, praćenje njihovog storniranja postaje komplikovano, pogotovo ako se često storniraju u delimičnom iznosu. Calculus12 zbog toga omogućuje i povezivanje avansnih računa sa uplatama, profakturama, fakturama i stornima.
Korisno je znati
Kod avansa se razlikuju Ulazni avansni računi ( dati AVANSI - avansi plaćeni dobavljačima) i Izlazni avansni računi ( primljeni AVANSI - avansi primljeni od kupaca).
Redovni postupak rada sa izlaznim avansnim računima (primljeni avansi od kupaca)
Ovde je opisan postupak kojeg bi se trebalo pridržavati u radu sa avansnim računima i ostalim povezanim dokumentima. U Calculusu 12 je moguće zaobići ili preskočiti pojedine korake, sve do već pomenutog potpunog ignorisanja bilo kakvih veza među dokumentima, opisano u poglavlju Nestandardni rad sa avansima.
Kada se u "Izvod žiro računa" unese avansna uplata, treba formirati avansni račun u iznosu uplate i povezati ga sa uplatom. Povezivanje avansnog računa sa uplatom nije obavezno, ali time se obezbeđuje bolja evidencija uplata za koje su izdati avansni računi i za svaki avansni račun je jasno po kojem je osnovu (uplati) izdat.
U izvodu stavka avansne uplate može istovremeno, pored izrade avansnog računa, da se poveže i sa profakturom. Avansni račun u tom slučaju preuzima PDV stope iz profakture, a kasnije se omogućava automatsko povezivanje konačne fakture sa avansnim računom i uplatom preko profakture (vidi sliku) 
.
Napomena
Iako je moguće da se uplata, pored avansnog računa, veže direktno za fakturu (umesto za profakturu), ovo nije preporučljivo, a nije ni logično, jer ako se uplata odmah povezuje sa fakturom, avansni račun je u tom slučaju verovatno nepotreban.
Kada se u "Nalog blagajne za uplatu" unese avansna uplata, treba formirati avansni račun u iznosu uplate i povezati ga sa uplatom. Povezivanje avansnog računa sa uplatom nije obavezno, ali time se obezbeđuje bolja evidencija uplata za koje su izdati avansni računi i za svaki avansni račun je jasno po kojem je osnovu (uplati) izdat.
U nalogu blagajne za uplatu, stavka avansne uplate može istovremeno pored kreiranja avansnog računa, da se poveže i sa profakturom. Avansni račun u tom slučaju preuzima PDV stope iz profakture, a kasnije se omogućava automatsko povezivanje konačne fakture sa avansnim računom i uplatom preko profakture (vidi sliku) 
.
Ukoliko tok dokumentacije zahteva da se avansni račun ručno unese u Knjigu izlaznih faktura (KIF) ili Nalog blagajn za uplatu, pa da se zatim u izvodu ili blgajni poveže sa uplatom, tada u padajućoj listi polja Av.račun: pronađite broj ručno unetog avansa i selektujte ga kako biste ga povezali sa uplatom, (vidi slike).
Povezivanje izlazne fakture sa avansnom uplatom kupca
U momentu kada se za avansno plaćene izvršene usluge ili prodatu robu izda konačna faktura, potrebno povezati konačnu fakturu sa avansnim računom i stornirati avansni račun. U slučaju da postoji uplata nastala na osnovu ponude, takva uplata se ne može povezati niti sa ponudom, niti sa nekim drugim dokumentom. Takva uplata će na kartici kupca biti evidentirana kao Nedokumentovana. Ako je avansna uplata izvršena na račun firme ili preko blagajne, tada prema Zakonu o elektronskoj fakturi za svaku uplatu treba odmah, a najkasnije sutradan, kreirati avansni račun i proslediti ga u SEF.
Ako ste na osnovu avansne uplate automatski kreirali avansni račun i povezali ga sa avansnom uplatom, u tom slučaju kada se steknu uslovi za kreiranje fakture, program će upozoriti da kupac ima avans pa je porebno povezati fakturu i avans. Sve fakture komitenta koji ima ne zatvorene avanse u zaglavlju prozora "Fakture" polje "Kupac:" biće obojeno žutom bojom, (vidi sliku).
Da povežete fakturu sa avansnim računom postupite na sledeći način:
U zaglavlju fakture u okviru editora kliknite na listić "Avansi". Ubacite novi red za avans i kliknite na dugme 
da otvorite iskačući dijalog prozor sa spiskom ne zatvorenih avansa. Ovi ne zatvoreni avansi su avansi komitenta na kojeg je naslovljena faktura. Selektujte avans koji vezujete za fakturu i kliknite na dugme "Izaberi" i snimite promenu, (vidi sliku) 
.
Odmah posle povezivanja avansa program će ponuditi da automatski stornira avansni račun. Ukoliko želite da ga stornirate, kliknite na dugme "Potvrdi". Dobićete potvrdu da je avans uspešno storniran. Storno avansa je kreiran i možete ga videti u KIF za datog komitenta. Ovim postupkom program je automatski uspostavio vezu fakture sa uplatama po avansima. Važno je da imate u vidu da povezivanjem fakture sa avansnim računom program omogućava i automatsko formiranje storna avansnog računa. U suprotnom, ukoliko odbijete automatsko storniranje avansnog računa, moraćete da ga ručno stornirate u KUF, (vidi sliku) 
.
Ovim postupkom ste formirali sledeće veze dokumenata: fakture prema avansnom računu a zatim automatski uspostavlja veza -> fakture sa uplatom i avansnog računa sa stornom avansnog računa.
Ovakva veza dokumenata može nastati na tri načina:
- Unosom veze faktura - avansni račun - u prozoru "Fakture" povezujete fakturu i avans ili više avansa, vidi poglavlje .
- Storniranjem avansnog računa u KIF - , vidi poglavlje .
- Povezivanjem fakture sa profakturom u KIF - , vidi poglavlje .
Unos veze faktura - avansni račun
Obavlja se u listiću Avansi knjige izlaznih faktura
(vidi sliku)
ili ulaznih faktura (vidi sliku)
ili u prozoru za unos faktura u programu "Trgovina" (vidi sliku)
Potrebno je izabrati avansni račun i uneti iznos koji se stornira. Avansni račun može se izabrati iz padajuće liste ili se dugmetom pored padajuće liste otvara prozor za izbor, u kojem se vide detalji veza sa ostalim dokumentima i preostali, nestornirani iznosi (salda) po pojedinim avansnim računima. Jedna faktura može stornirati više avansnih računa, npr. kada je izvršeno više avansnih uplata za robu koja je isporučena jednom otpremnicom (vidi sliku) 
.
Izborom avansnog računa, program nudi maksimalni mogući iznos koji se može zatvoriti tom fakturom. Ovaj iznos zavisi od mnogo faktora: iznosa i salda avansnog računa (ako je već delimično storniran), iznosa i salda fakture, slobodnog iznosa uplata vezanih za avansni račun itd. Ako avansni račun nije povezan ni sa jednom uplatom, slobodan iznos uplata se ne kontroliše. Iznos zatvaranja možete promeniti, ali samo na manji iznos. Ako je avansni račun povezan sa uplatom, automatski će se povezati i uplata sa fakturom.
Kada se obavi snimanje ovako unetih veza, program nudi opciju kreiranja storna tih avansa. Dokument kreiran ovom akcijom imaće broj avansnog računa sa dopisanim slovom S na kraju, nosiće datum fakture (i biće vezan za odgovarajući poreski period), vrsta kreiranog dokumenta će biti "Storno avansnog računa" i biće direktno povezan sa fakturom na osnovu koje je formiran. Stope poreza zavise od stopa primenjenih na avansnom računu (sami iznosi poreza biće korigovani srazmerno iznosu u kom se avans stornira). Redom se storniraju svi avansni računi uneti u listiću Avansi.
Upozorenja koja mogu da prate storniranje avansa su:
Ne postoji poreski period! (ako nije unet poreski period koji odgovara datumu fakture, odnosno storna)
Ne postoji vrsta "Storno avansa"! (ako nije definisana vrsta dokumenta koja kao Tip zaduženja ima oznaku Storno avansa)
Delimično storniranje avansnog računa koji ima više stopa. Korigujte iznos poreza na stornu! (u ovom specijalnom slučaju porez se stornira za svaku stopu srazmerno njenom učešću u ukupnom porezu, ali ovo ne mora biti ispravno, pa ako je potreban drugačiji raspored poreza po stopama, to mora da se ispravi ručno na stornu avansnog računa).
Naknadnom izmenom iznosa na vezi fakture sa avasnim računom, automatski se ažurira i iznos storna avansnog računa (važi i obrnuto). Brisanjem veze fakture sa avansnim računom, automatski se briše i storno avansnog računa. Izmenom avansnog računa na vezi fakture sa avansnim računom, briše se prethodni storno avansnog računa i formira se novi storno za novi avansni račun.
Napomena
Svi dokumenti koji su međusobno povezani preko avansnih računa moraju imati identične analitike (komitenta, org. jedinicu, agenta prodaje itd).
Storniranje avansnog računa u KIF-u
Izlistajte avanse u KIF, selektujte avans koji treba stornirati pa desnim tasterom miša otvorite kontekstni meni i izaberite stavku "Storniraj (Avans)". Otvara se dijalog sa elementima za storno avansa. Dvokilikom na žuto polje "Po fakturi:" i iz novog dijaloga izaberite fakturu kojom zatvarate avans, (vidi slike).
Otvara se dijalog sa elementima za storno avansa. Dvokilikom na žuto polje "Po fakturi:" i iz novog dijaloga izaberite fakturu kojom zatvarate avans. Iznos avansa koji ste stornirali biće obojen u crveno a iznos storno avansa biće sa predzankom - , (vidi slike).
Ukoliko prilikom storniranja avansnog računa ne navedete konkretan broj izlazne fakture, posledica takvog storniranja avansnog računa u KIF-u je ne formiranje veze storniranog avansa i fakture, što spada u nestandardne postupke, (vidi Nestandardni postupci rada sa avansnim računima). Ako pak navedete konkretnu fakturu, stornom avansa automatski se formira i veza Faktura -> Avansni račun -> Storno avansa u iznosu storna.
Povezivanje fakture sa profakturom
Ako se u programu "Trgovina" u prozoru "Fakture" nova faktura kreira od profakture dugmtom "Fakturiši" ili ako se kreira nova faktura od profakture u listiću "Dokumenti", program proverava da li je ta profaktura povezana sa uplatama koje su istovremeno povezane sa avansnim računima. U tom slučaju program će automatski formirati vezu fakture sa svim tim uplatama i formirati storna avansnih računa, (vidi sliku).
Važi i obrnut slučaj, kada se uplata u izvodu naknadno poveže sa profakturom koja je vezana sa fakturom, a uplata je već povezana sa avansnim računom, kao i kada se uplata naknadno veže za avansni račun, a već je povezana sa profakturom i fakturom. I u tom slučaju automatski će nastati veza fakture sa avansnim računom i stornom avansnog računa.
Napomena
Nastale veze na gore opisan način i storna smatraju se obaveznim i automatskim i ne mogu se naknadno ručno menjati ni raskinuti u listiću Avansi. Samim tim nije moguće ni obrisati ovako nastala storna avansnih računa. Ako je potrebno obaviti naknadne izmene ili obrisati neke dokumente kada postoje veze profaktura - uplata - avansni račun - faktura, uplata se mora "razvezati" sa avansnog računa i/ili profakture, pa je tek tada moguće obaviti izmene.
Posledice formiranja veza Profaktura - uplata u izvodu ili blagajni - Avansni račun - Faktura
Povezivanjem fakture sa avansnim računom, koji je opet povezan sa uplatom (a faktura možda ima vezu i sa profakturom), ostvaruju se kompleksne veze među dokumentima, koje mogu izazvati zabunu, ali donose i neke interesantne mogućnosti. Ovde su navedeni neki tipični slučajevi, da bi se bolje rastumačile te veze.
Tipičan primer podrazumeva da je iznos uplate jednak iznosu avansnog računa i da faktura stornira celokupan iznos avansnog računa. Međutim, stvari nisu uvek tako jednostavne, jer se iznosi profaktura, uplata i faktura nekada ne podudaraju. Kupac jednom avansnom uplatom plaća nešto što će biti isporučivano u više navrata. Jednom fakturom se nekad fakturiše roba koja se odnosi samo na deo uplaćenog avansa, a nekad više uplaćenih avansa zajedno, pa možda i još neka roba koja će tek naknadno biti plaćena.
- Na primer dve fakture zatvaraju jedan avansni račun i jednu uplatu. Primer za ovo je jedan uplaćen avans, posle kojeg sledi nekoliko sukcesivnih isporuka robe, pri čemu se svaka isporuka posebno fakturiše. Iznosi faktura pojedinačno su manji od iznosa avansnog računa i uplate, pa i veze faktura - avansni račun zatvaraju iznose koji su manji od uplate.
U standardnom načinu povezivanja uplata sa fakturama u izvodu, uvek je moguće jednu uplatu povezati samo sa jednom fakturom, pri čemu je ceo iznos uplate zatvara. Ako je neophodno da se u izvodu poveže uplata sa dve fakture, originalna uplata mora da se "pocepa" na dve uplate. Međutim, kada se fakture povezuju sa uplatama preko avansnih računa, dobija se mogućnost delimičnog zatvaranja uplata.Delimično zatvaranje uplate
Ovakve veze donose jedan interesantan sporedni efekat: delimično zatvaranje uplate!
- Osim delimičnog zatvaranja uplata, veza preko avansnog računa donosi još jednu praktičnu prednost: kod unosa fakture, ona odmah može da se poveže sa avansnim računom, a time i sa uplatom, bez potrebe da se ulazi u neki raniji izvod ili nalog blagajne (vidi sliku)
.
- Prikažimo obrnut slučaj: jedna faktura - više avansnih računa, uplata i profaktura. Primer za ovo je izdavanje jedne zbirne fakture za robu za koju je bilo više sukcesivnih avansnih uplata, (vidi sliku) .
Jedna faktura od više profaktura
Ovaj slučaj donosi sporedni efekat: povezivanje jedne fakture sa više profaktura! U standardnom načinu rada, uvek se povezuje jedna profaktura sa jednom fakturom. Na ovaj način, preko avansnih računa, moguće je povezati jednu fakturu sa više profaktura, a u prethodnom slučaju i jednu profakturu sa više faktura. Ova veza je samo posredna i omogućava isključivo finansijsko povezivanje. Ako se u programu "Trgovina" faktura formira od profakture, onda i dalje važi veza 1 prema 1.
Napomena
Kod formiranja i povezivanja svih ovih dokumenata treba biti pažljiv, jer u suprotnom možete sebe lako da dovedete u situaciju gde nastaje čitava "šuma" međusobno povezanih dokumenata.
Važno
Ako je ikako moguće, osim ako se narušava priroda samog poslovanja firme, treba se pridržavati pravila da se svaka transakcija isprati posebnim dokumentom. Dakle, svaka avansna uplata treba da ima svoj avansni račun, a fakture treba formirati tako da na najjednostavniji način "razduže" avansne uplate.
Korisno je znati
Iz navednih primera proizilazi da je ponekad poželjno korisititi avansne račune i kada to nije zakonom izričito u obavezi: npr. da bi se delimično zatvorile uplate ili da bi se faktura povezala sa više profaktura ili obrnuto. Ovde nije moguće dati savet koji bi važio u svakoj prilici. Pomenute mogućnosti treba uskladiti sa potrebama tekućeg poslovanja.
Pregledi veza avansnih računa sa dokumentima u KIF
Listić Avansi u knjizi izlaznih faktura, prikazuje različite podatke, zavisno od toga koji je dokument trenutno selektovan:
- Selektovana je Faktura - prikazana je veza fakture sa avansnim računom i sa uplatom na izvodu (vidi sliku) . Dozvoljene su izmene podataka.
- Selektovan je Avansni račun - prikazane su postojeće veze sa uplatama, fakturama i stornima i ukupna salda (preostali, nezatvoreni iznosi avansnog računa). (vidi sliku) . Nije dozvoljena izmena podataka.
- Selektovan je Storno avansnog računa - prikazana je veza sa avansnim računom i fakturom. (vidi sliku) . Nije dozvoljena izmena podataka.
Pregled avansnih računa i avansnih uplata
Do pregleda avansnih računa i avansnih uplata dolazi se iz glavnog menija Finansijske operative: "Pregledi - Pregled avansnih računa i uplata". U ovom prozoru mogu se dobiti izveštaji o avansnim uplatama koje nisu povezane sa avansnim računima ili su povezane, ali nisu zatvorene fakturama, kao i izveštaji o stanju i saldima avansnih računa i njihovim vezama sa ostalim dokumentima (vidi sliku) 
, (vidi sliku).
Pregled ima dva prikaza:
- Avansni računi u izvodima ili blagajnama za konkretnog komitenta kao kupca ili dobavljača ili za sve komitente - zatvoreni, nisu zatvoreni uplatama, nisu zatvoreni fakturama ilii nisu stornirani, (vidi sliku).
- Nezatvorene avanske uplate u izvodima ili blagajnama za komitenta kao kupca ili dobavljača ili za sve komitente - u internim izvodima, vezane za profakture i vezane za avansne račune, (vidi sliku).
Nestandardni postupci rada sa avansnim računima
Više avansnih uplata - jedan avansni račun
Program dozvoljava da se više uplata veže za jedan avansni račun (obrnuto nije moguće), pri čemu bi zbir iznosa tih uplata trebao biti jednak iznosu avansnog računa. Ako je od jednog komitenta primljeno više avansnih uplata u toku jednog poreskog perioda, programski je moguće za sve te uplate izdati jedan avansni račun ali Zakon o elekronskoj fakturi zahteva da se za svaku avansnu uplatu odmah kreira avansni račun, te iz oga proizilazi da samo ukoliko je u istom izvodu evidentirano više avansnih uplata jednog kupca, možete za sve uplate kreirati jedan avansni račun. Treba napomenuti da program ne obavlja nikakva ažuriranja ako se iznos uplate ili avansnog računa naknadno menja. Povezivanje odgovarajuće uplate sa odgovarajućim avansnim računom je odgovornost korisnika.
Važno
Zbog SEF-a se preporučuje da se za svaku avansnu uplatu izda poseban avansni račun. Iznos avansnog računa treba da odgovara iznosu uplate..
Izostavljanje veza uplata - avansni račun
Uplata se mora povezati sa avansnim računom na osnovu Zakona o elektronskim fakturama! Ako s to ipak dogodi, u tom slučaju ni faktura se neće automatski povezati sa uplatom, kada se poveže sa avansnim računom. Faktura povezana sa avansnim računom koji nije vezan na uplatu ne razdužuje se, odnosno sama veza fakture sa avansnim računom ne predstavlja razduženje fakture.
Upozorenje
Ovde valja pomenuti i čestu grešku u tumačenju avansnih računa: poistovećivanje avansnog računa sa profakturom. Ovo su dva potpuno različita dokumenta i po redosledu nastanka i po smi sl.:
- Profaktura je neobavezan dokument i izdaje se PRE uplate, a avansni račun je obavezan i izdaje se POSLE uplate (predstavlja "priznanicu" za izvršenu uplatu)
- Po jednoj profakturi može biti izvršeno više uplata, a za svaku od tih uplata (ako u međuvremenu nije izvršen promet robe ili usluga), treba izdati avansni račun
- Profaktura NE UČESTVUJE u PDV evidenciji, a avansni račun se samo zbog nje i formira
- Avansni račun ne bi trebao da igra nikakvu ulogu u evidenciji kupaca i dobavljača, niti treba da predstavlja ikakvo zaduženje u karticama komitenata. Ipak u određenim slčajevima pregled kartice može zeti u obzir i avansne fakture.
Povezivanje fakture sa avansnim računom bez storniranja avansnog računa
Ako se na ponuđenu opciju za formiranje storna avansnog računa, posle unosa veze faktura - avansni račun, odgovori odrično, avansni račun morate kasnije ručno stornirati. Ovakva mogućnost ostavljena je ako se iz nekog razloga storniranje avansa ostavlja za neki kasniji datum. Treba imati u vidu da jednim stornom možete zatvoriti samo jedan avansni račun, tako da neko naknadno zatvaranje više avansnih računa jednim stornom nije podržana. U tom slučaju, veza faktura - avansni račun uspostavlja samo vezu uplate sa fakturom. Ako avansni račun nije povezan sa uplatom, onda se ne uspostavlja ni ova veza, pa sama veza fakture i avansnog računa nema praktično nikakvog smi sl..
Storniranje avansnog računa bez povezivanja sa fakturom
U prozoru "Storniranje avansa" izbor fakture nije obavezan. Time se samo stornira avansni račun, bez ikakve veze sa fakturama i uplatama. Ovakav način storniranja u principu se koristi samo ako se evidencija avansnih računa vodi na najjednostavniji način opisan na samom početku ovog poglavlja.
Knjiženje avansa
Primljeni avansi:
- Kada kupac vrši avansno plaćanje, uplaćeni avans se evidentira na tekućem računu i tom prilikom nastaju "Obaveze po primljenim avansima" (ili skraćeno Primljeni avansi), koje ostaju otvorene sve do momenta preuzimanja predmenta avansiranja od strane kupca. Račun "Obaveze po primljenim avansima" je pasivan račun i prilikom sastavljanja Bilansa stanja evidentira se u pasivi bilansa stanja.
Dati avansi:
- Avanase koje preduzeće daje dobavljačima prilikom nabavke robe, ugovorenih usluga i sl., knjiže se na posebnom računu "Potraživanja po datim avansima" (ili skraćeno Dati avansi), koji se zadužuje, potražuje odgovarajući račun novčanih sredstava (najčešće tekući račun), a sve do preuzimanja predmeta avansiranja. Ovo je aktivan račun i prilikom sastavljanja "Bilansa stanja" knjiži se u okviru aktive bilansa stanja.